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Remboursements de dépenses: Grand-Sault s’explique

Publié le 27 décembre 2021 à 16:44, modifié le 23 décembre 2021 à 09:25

Par: Cimon Charest

Le conseil municipal de Grand-Sault tenait publier un communiqué en lien avec la dernière la séance publique du conseil :

 

Au cours des derniers mois, le conseil municipal a entendu les préoccupations des groupes d’intérêt et des membres de la communauté au sujet de divers enjeux locaux. Le conseil municipal de Grand-Sault a estimé qu’il devrait répondre à une préoccupation entendue le mois dernier concernant les demandes de remboursement de dépenses.

Au cours de la réunion publique mensuelle, le trésorier de la ville était sur place pour expliquer le processus impliqué lors de la soumission des demandes de remboursement de dépenses au sein de la municipalité. Comparable à la plupart des municipalités, il existe un processus rigoureux sur la façon de soumettre et de traiter les demandes de remboursement de dépenses qui suit les politiques municipales. La Ville de Grand-Sault aimerait faire preuve de transparence à l’égard de ce processus afin de dissiper toute confusion ou désinformation.

La Ville de Grand-Sault exerce ses activités avec, en vertu de l’arrêté 57, ce qui suit : En plus du traitement prévu au paragraphe 1, chacun des membres du conseil pourra recevoir les montants ci-dessous pour chacun de leur déplacement ou présence à l’une ou l’autre des activités suivantes. Allocation pour les journées de réunions et autres activités mandatées par le conseil ou le maire, soit à l’extérieur de la municipalité pour réunions, conventions etc. ou à l’intérieur de la municipalité lorsqu’un membre du conseil perd du revenu pour représenter officiellement la municipalité.  Ceci exclu les réunions mensuelles régulières et spéciales, d’information, de comités permanents du conseil et invitations générales.

Vous trouverez ci-dessous un résumé des procédures de contrôle interne relatives aux dépenses ou aux réclamations de per diem :

  1. Le maire et les conseillers qui assistent à des réunions ou exécutent des affaires municipales en dehorsdes réunions municipales régulières peuvent réclamer leurs dépenses.
  2. Un formulaire de réclamation avec des pièces justificatives identifiant l’événement est ensuite déposé, une fois par mois, et soumis au directeur général.
  3. Le directeur général confirme que l’événement a eu lieu et qu’il était justifié et autorise le paiement.
  4. La réclamation est ensuite remise au trésorier adjoint, qui effectue la saisie des données dans un programme informatisé.
  5. Ce fichier de données est envoyé par courriel au commis aux comptes payables pour importation dans le logiciel de comptabilité.
  6. Toutes les réclamations sont remises au trésorier pour vérification et approbation du paiement.
  7. Au cours de leur mandat annuel, les auditeurs effectuent des tests des procédures de contrôle interne pours’assurer que les protocoles appropriés sont effectués.
  8. Enfin, les états financiers vérifiés sont soumis au gouvernement provincial pour approbation.

Depuis 2018, les salaires, les per diem et les dépenses des membres du conseil municipal sont rendus publics et sont disponibles sur le site Web de la Ville de Grand-Sault et dans les rapports annuels de la Ville. Bien que les pièces justificatives doivent accompagner chaque réclamation mensuelle, elles ne sont pas rendues publiques pour protéger les intérêts des tierces parties. Sur demande, les pièces justificatives expurgées peuvent être mises à disposition, sous réserve de suivre le protocole approprié.

Il est également important de souligner que selon le Guide de rémunération des élus de l’AFMNB (2017), la rémunération recommandée pour un maire d’une municipalité comparable varie de 47 000 à 57 000 $ par année.   Bien que la Ville de Grand-Sault n’ait pas encore adhéré à cette recommandation d’augmenter les salaires des élus selon les taux recommandés, le total des revenus tirés des salaires, des perdiem et des demandes de remboursement de dépenses faites de 2018 à 2020 est comparable au salaire recommandé dans le guide de l’AFMNB.

Enfin, notre objectif au sein du conseil est de créer undialogue ouvert, positif et progressif avec les membres de la communauté afin de faire avancer la ville de manière positive et respectueuse. Nous encourageons toute personne qui pourrait avoir des questions concernant ce processus à faire part de ses préoccupations directement à l’administration municipale.